Télésecrétariat médical : comment optimiser la gestion de votre cabinet ?

Dans le secteur médical, l’optimisation de la gestion du temps et des ressources est essentielle pour garantir une prise en charge efficace. Le télésecrétariat médical externalisé offre cette souplesse indispensable à une gestion sereine et optimale. Découvrons ensemble les avantages offerts par ces services externes pour améliorer la productivité d’un cabinet médical.

Les bénéfices de l’externalisation du secrétariat médical

L’externalisation n’est pas un concept nouveau dans le domaine médical. Néanmoins, elle suscite souvent quelques interrogations quant à ses réels avantages. Pourtant, la délégation de certaines tâches permet de simplifier le quotidien et d’améliorer l’efficacité globale :

• Disponibilité étendue : un service de télésecrétariat est généralement flexible et disponible sur une plage horaire étendue, incluant les soirées et week-ends. Les patients ont ainsi accès à vos services durant ces plages horaires étendues.
• Gestion des rendez-vous : la prise de rendez-vous constitue une énorme part de travail pour un secrétariat médical. Être soutenu(e) par une structure externe vous laisse plus de temps libre pour vous consacrer à l’exercice de votre métier.
• Traitement des appels entrants : certains appels nécessitent une réactivité que seul un service externe peut assurer. En effet, les télésecrétaires se consacrent à 100% à la gestion externalisée et sont en mesure de donner rapidement satisfaction aux patients.

Les astuces pour optimiser la collaboration avec une société de télésecrétariat médical

Définir des attentes claires et précises

Sachez exactement ce dont vous avez besoin et attendez-vous à être prêt à fournir ces informations cruciales lors de l’engagement d’un partenariat :

• mise en place d’un agenda partagé pour faciliter la prise de rendez-vous,
• protocole pour la communication rapide en cas d’urgence ou de situations critiques,
• ligne directrice générale sur la manière dont les appels doivent être traités pour assurer la meilleure qualité possible de services.

Former les télésecrétaires à vos spécificités métier

Il est important de partager avec votre équipe de télésecrétaires les particularités de votre activité afin qu’ils puissent adapter leur travail en conséquence. N’hésitez pas à les informer sur :

1. votre fonctionnement interne,
2. les services que vous proposez,
3. vos horaires de consultation ou encore la façon dont vous gérez les urgences.

Comment choisir le bon prestataire pour le télésecrétariat médical ?

Lorsque vient le moment de sélectionner le prestataire qui prendra en charge une partie de votre administration, il est important d’opter pour une société spécialisée dans le secteur médical telle que le télésecrétariat médical ATS 35. Ces derniers offriront ces avantages : 

• un service disponible sur des plages horaires étendues,
• une expertise avérée dans le traitement des appels et demandes de patients,
• une capacité à gérer les informations confidentielles liées aux données médicales conformément au RGPD,
• des offres tarifaires transparentes et adaptées à la taille de votre cabinet et au volume d’appels à traiter.

En somme, l’externalisation du télésecrétariat médical vous permettra de vous recentrer sur vos missions essentielles tout en garantissant une prise en charge efficace de vos patients. Il est important de choisir le bon prestataire capable de comprendre les spécificités de votre activité et pouvoir collaborer étroitement pour offrir la meilleure qualité de services possible.